Social Media Leitlinien – helfen Sie Ihren Mitarbeitern im Web 2.0

Es ist immer eine Gratwanderung – möchte ich, als Unternehmen, dass meine Mitarbeiter über mich im Netz berichten, kann ich viel Authentizität gewinnen, muss aber auch damit rechnen, dass nicht nur Positives berichtet wird. Aber machen nicht gerade die kleinen Fehler sympathisch und eben authentisch?

Wie kann ich meine Mitarbeiter dabei unterstützen Social Media richtig zu nutzen und somit authentisches Employer Branding zu betreiben?

Medienkompetenz, oder besser Social Media Kompetenz muss bei meinen bloggenden und twitternden Mitarbeitern aufgebaut werden, denn sie agieren im Netz unwillkürlich als Unternehmenssprecher, sobald sie über ihr Unternehmen berichten. Dabei sollte ihnen Hilfe angeboten werden.

Die USA machen es wie sooft im Bezug auf die neuen Medien vor – sie führen sogenannte Social-Media-Guidelines in ihre Unternehmen ein. Auch in Deutschland haben schon einige IT-affine Unternehmen nachgezogen (SAP, Intel, IBM).  Dr. Carsten Ulbricht widmet diesem Thema sogar eine ganze Beitragsreihe in seinem Blog www.rechtzweinull.de. Er unterstreicht dabei die Dringlichkeit der Einführung solcher Leitlinien, aber bemängelt auch die oft schwammigen Formulierungen, aus denen keine konkreten Vorgehensweisen für die bloggenden und twitternden Mitarbeiter abzuleiten sind. Vor allem kritisiert er, dass es selten konkrete Aussagen dazu gibt, ob das Nutzen von Social Media während der Arbeitszeit erlaubt ist und wenn ja in welchem Umfang. Denn immerhin betrifft dieser Punkt „einen Kernbereich des arbeitsrechtlichen Verhältnisses“.

Weitere relevante Themen in solchen Leitlinien sollten in Anlehnung an Dr. Ulbrichts Beitragsreihe sein:

• Hinweis auf die Eigenverantwortung des Mitarbeiters
• Hinweise zum allgemeinen Kommunikationsverhalten (Netiquette )
• Hinweis zum Umgang mit vertraulichen Informationen des Unternehmens und der Kunden – Beispiele für vertrauliche Informationen nennen
• Respekt vor Wettbewerbern
• Hinweise zur Einhaltung des Urheberrechts
• Benennung eines Ansprechpartners im Unternehmen bei Unsicherheiten
• Kein Spam – Beispiele für Spam aufzeigen
• Hinweise auf Trennung privater und geschäftlicher Kommunikation
• Klärung der Nutzung von Social Media während der Arbeitszeit
• Rechtsfolgen bei Verstößen gegen die Social Media Leitlinien aufzeigen

Neben diesen Leitlinien bin ich jedoch der Meinung, dass Unternehmen, die den Einsatz ihrer Mitarbeiter im Social Web unterstützen auch weitere Aufklärungsmöglichkeiten anbieten sollten. Wie wäre es zum Beispiel mit ein paar Folien zum Thema „Kommunikation im Web 2.0 und deren rechtliche Folgen für Mitarbeiter und Privatpersonen“. Dabei sollten sie ihren Mitarbeitern natürlich keine Angst machen, vielmehr geht es darum Sicherheit zu vermitteln.

Generell hier noch der Hinweis, dass solche Leitlinien sehr feinfühlig eingeführt werden müssen. Vermeiden sie den Eindruck, dass sie ihren Mitarbeitern nicht zutrauen sich im Web 2.0 zu äußern oder ihnen gar Vorschriften machen zu wollen. Ein guter Vorschlag ist, die aktivsten Mitarbeiter von der Wichtigkeit solcher Leitlinien zu überzeugen und sie mit ihnen gemeinsam zu erstellen.

Abschließend sei gesagt: Nutzen Sie das Potential Ihrer Mitarbeiter und haben Sie keine Scheu davor, dass sie etwas Kritisches äußern. Geben Sie Ihnen das Gefühl, dass Sie es wertschätzen, wenn sie über Ihre Firma und ihren Job schreiben und stehen Sie ihnen helfend zur Seite.