Einsatz von Social Media Guidelines in Unternehmen – Realität oder noch reine Theorie?

Social Media Guidelines -  ja oder nein. Die aktuellen Diskussionen im Web zeigen ein deutliches JA auf. Während Mitte des letzten Jahres die Vorreiterrolle bei der Nutzung von Social Media Guidelines – auch Social Media Policies genannt – v.a. auf US-amerikanische Unternehmen fiel, zeigt sich heute schon ein etwas anderes Bild.

Der Social Media Report HR 2010 Deutschland Östereich (Thorsten von Jacobsmühlen) verdeutlicht den Trend. In dieser Studie geben fast 30 % der befragten Unternehmen an, sich mit dem Thema auseinanderzusetzen. 18 % haben eine Social Media Richtlinie eingeführt, 11 % (Österreich 9 %) arbeiten an einer Policy.

Diesen Unternehmen steht jedoch immer noch die Mehrheit von fast 2/3 gegenüber, welche sich mit dem Thema noch nicht beschäftigt haben.

Die Notwendigkeit einer unternehmenseigenen Regelung ist nicht von der Hand zu weisen. In sozialen Medien wird rasant schnell kommuniziert. Dass ein jedes Unternehmen schon längst seine Informationshoheit verloren hat, versteht sich von selbst. Umso wichtiger ist es, die eigenen Mitmitarbeiter als Sprachrohr für das Unternehmen zu gewinnen, sie zu befähigen, das Richtige richtig im Social Web zu tun.

Entsprechende Schulungen aber auch eine unternehmensspezifische Social Media Guideline sind hier die folgerichtigen Maßnahmen. Die Betonung liegt bei beiden auf „Mitarbeiter befähigen“, sie zu motivieren, sie zu unterstützen und ihnen aufzuzeigen, innerhalb welchen Spielraums sie sich wie bewegen können. Freiheit braucht eben auch Regeln.

Auch mein Unternehmen hat die Notwendigkeit einer eigenen Social Media Guideline frühzeitig erkannt und diese mit seinen Mitarbeitern von Beginn an diskutiert. Maßgeblich hat diesen Prozess der hauseigene Bereich Unternehmenskommunikation vorangetrieben.

Mit dem Grundsatz, unsere Mitarbeiter von Anfang an an der Entstehung einer eigenen Social Media Guideline zu beteiligen, eröffnete die Unternehmenskommunikation die Diskussion im hausinternen Teamweb. Es schlossen sich viele informelle persönliche Diskussionen und Gespräche mit Mitarbeitern an.

Dabei wurden zwei Dinge ganz offensichtlich:

1. Das Thema bewegt die Mitarbeiter sehr stark.
2. Die Bandbreite an Regelungsbedarf unserer Mitarbeiter ist sehr groß. Sie reicht vom Ruf nach einer detaillierten Anleitung bis hin zu der Haltung, dass eine Guideline nicht notwendig sei.

Schließlich wurde eine Arbeitsgruppe aus Vertretern der Unternehmenskommunikation und der Mitarbeiter gegründet, welche die Guideline bis zur finalen Version weiterentwickelte.

Die Arbeitsgruppe hatte dabei folgende Guideline-Ziele im Blick:

• Nutzung von Social Media ist absolut erwünscht.
• Mitarbeiter sollen sich mit der nötigen Wachsamkeit im Social Web bewegen und sich möglicher Auswirkungen bewusst sein.
• Nur grundsätzliche Themen werden angesprochen.
• Selbstverständnis wecken, Rahmen stecken
• Geringer Detaillierungsgrad
• kein Handbuch/Leitfaden/klassische Richtlinie

Nach der Bestätigung der Guideline durch die Geschäftsführung wurde sie ins Prozessmodell des Unternehmens verankert. Neue Mitarbeiter werden beispielsweise nun im Rahmen ihrer Einarbeitung mit der Social Media Guideline vertraut gemacht.

Unternehmensweit wurde die Guideline über das Intranet und Teamweb kommuniziert. Falls über die Guideline hinausgehende Fragen entstehen, so hält sich der Bereich Unternehmenskommunikation für unsere Mitarbeiter  beratend bereit.

Der Erfolg der Mitarbeiterbeteilung von Beginn an war sofort zu spüren. Die Social Media Guideline ist auf keine grundsätzliche Ablehnung gestoßen.

Fazit: Die Erarbeitung einer  Social Media Guideline zusammen mit den Mitarbeitern ist der Schlüssel zu einer hohen unternehmensweiten Akzeptanz.